Table of ContentsKotak ArsipMaksud kotak arsipTujuan kotak arsipSpesifikasi Kotak Arsip DIX Media IndonesiaSebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Kotak Arisip DIX Adalah sarana tempat penyimpanan arsip inaktif dan arsip statis dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam bentuk kertas yang diletakkan dalam rak arsip, terbuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya Maksud kotak arsip Standar Boks Arsip ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam penyimpanan arsip baik arsip inaktif maupun statis untuk lebih berhasil guna dan berdaya guna. Tujuan kotak arsip Standar Boks Arsip ini disusun dengan tujuan agar Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan Swasta dapat menentukan dan memilih sarana yang berkualitas sesuai dengan tipe dan karakter jenis arsipnya untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan. Spesifikasi Kotak Arsip DIX Media Indonesia Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap kotak/boks, harus memiliki lubang ventilasi udara. Selain sebagai sirkulasi udara arsip, lubang arsip dapat berfungsi sebagai pegangan untuk mengangat. Kotak/boks dapat menampung 3 ordner dengan bobot +/- 10 kg Kotak/box memiliki area untuk pemberian label/penomoran Kotak/box DIX Media Indonesia sudah disertai Aplikasi Manajemen Arsip untuk pendataan arsip Untuk menunjang kegiatan usaha, semua perusahaan memerlukan data dan informasi yang relevan untuk mengambil suatu keputusan bisnis. Data dan informasi tersebut salah satu sumbernya adalah arsip. Pengelolaan arsip sendiri sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan memori dari organisasi yang berperan sebagai wadah informasi dan menentukan suatu organisasi untuk mencapat tujuan dari organisasi. Sebagai salah satu alat penyimpanan arsip, kotak arsip memiliki 3 fungsi yaitu 1. Tempat Menyimpan Arsip Sehingga Tampak Rapi Boks arsip fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Selain itu arsip yang Anda simpan menjadi tertata rapi dan akan menghemat ruang penyimpanan Anda. 2. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Dengan boks arsip, anda bisa mengelompokkan arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan , namun termasuk memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. 3. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Boks arsip terbuat dari bahan khusus agar dokumen/arsip yang Anda yang tersimpan tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Dengan boks arsip, arsip yang anda simpan tetap awet dan tahan lama. Rak ArsipPemeliharaan Arsip Aktif
Akanmuncul kotak dialog Save Workbook. Silakan simpan file yang telah di share ini di dalam folder yang telah di-Share sebelumnya. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan. j. Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat
MACAM β MACAM MAP ARSIP Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepitdi tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan penjepit. Arsip yang di simpan pada umunya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini mempunyai tab bagian yang menonkjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Mapini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. Lemari arsip digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 6. Rotary Filling System.
Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan Fungsinya β Kegiatan administrasi tidak jarang kali ada di seluruh ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi indentik dengan persuratan atau ketataussahaan. Kegiatan ketatausahaan antara beda terdiri dari pekerjaan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut nyaris seluruhnya memakai bahan berupa kertas, sampai-sampai produk dari pekerjaan administrasi berupa lembaran kertas yang mengandung informasi. Surat-surat dan informasi itu tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disinilah pentingnya salah satu pekerjaan dalam bidang admnistrasi atau ketatausahaan, yakni mengelola dokumentasi Data atau arsip-asrip yang dipunyai perusahaan adalahdokumen yang menjadi kekayaan perusahaan. Karena itu, arisp-arsip itu harus dipertahankan dan dibentengi secara baik oleh perusahaan. Tujuan penyelengaraan kearsipan, ialah Agar dokumentasi terpelihara dengan baik, teratur, dan aman, Agar gampang mendapatkan kembali dokumentasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat, Bagi menghindari pemborosan masa-masa dan tenaga dalam mencari dokumentasi yang diperlukan serta Bagi menghemat lokasi penyimpanan, dan Untuk mengawal kerahasiaan arsip. Maksud dan Tujuan Dalam rangka menyelamatkan dokumentasi yang mengandung informasi urgen dan adalah bukti pertanggungjawaban yang autentik, baik dari jasmani maupun isinya, maka arsip-arsip itu haruslah ditabung dengan baik memakai suatu system yang mempermudah dalam menyimpan dan mengejar kembali. Kegiatan penyimpanan tersebut memerlukan perlengkapan dan peralatan dokumentasi yang lumayan dari segi jumlah kualitas yang baik pula. Hal ini penting supaya arsip-arsip itu terlindungi dari bahaya yang dapat mengakibatkan terjadinya kehancuran arsip, laksana bahaya banjir, kebakaran, pencurian, dan sebagainya. Disetiap kantor pasti saja perangkat dan perlengkapan yang dipakai bermacam-macam. Semakin besar kantor dan dokumentasi yang dikelola, maka semakin tidak sedikit dan pelbagai pula perlalatan yang digunakan. Pekerjaan mengarsip adalah bagian dari kegiatan yang terdapat dalam bidang admnistrasi / ketata ushaan, sehingga perlengkapan yang dipakai dibidang kearsipan pun sebagian besar sama dengan yang dipakai dalam bidang ketata usahaan. Dalam urusan ini ialah peralatan yang pada umumnya dipakai untuk pekerjaan penyimpanan surat atau berkas-berkas arsip. Keberhasilan dari pekerjaan manajemen kearsipan ialah juga secara langsung diprovokasi oleh perlengkapan yang dipergunakan guna menyimpan dokumentasi dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Macam-Macam Peralatan KearsipanMacam-macam sistem kearsipanMenurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 1. Filling cabinet Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas. Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat yang tiga pintu. Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google dengan keyword βjual filling cabinetβ.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume barang bukan berat barang. Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda. Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan. Karena kualitas keawetan filling cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya. 2. Rotary Filling alat penyimpanan berputar Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral 3. Lemari arsip Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas guna menyimpan arsip. Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab. Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 βan hingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf. Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen tersebut. Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja relatif sempit. 4. Rak Arsip Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan dari kayu atau besi. 5. Map arsip Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh. Map Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal Map ini mempunyai tab bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya. 6. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi. Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner. Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari. 7. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks pengelompokan arsip. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil. Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb Guide pertama Guide kedua Guide ketiga 8. Stapler Stapler ialah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat. Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler paling populer sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator ialah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang. 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakn sebagai berikut Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah sbb Beri tinta pada bantalan huruf numerator Atur nomor awal Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. 11. Kotak/box Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet kesamping. 12. Alat sortir Alat sortir ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya. 13. Label Label ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang diinginkan. 14. Tickler file Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh demikian, tickle file dapat saja dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip. 15. Cardex Cardex card indeks cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu. 16. Rak/ laci kartu Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikan dengan kebutuhan. 17. Alat penyimpanan khusus Alat penyimpan khusus ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk CD, kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta dari logam dan plastik. Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang. Macam-macam sistem kearsipan 1. Sistem huruf ialah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan ditabung disusun menurut keterangan dari huruf yakni dari huruf a hingga dengan z. Bagi dapat merangkai secara huruf maka warkat-warkat butuh digolong-golongkan lebih dahulu menurut keterangan dari nama orang atau nama instansi atau nama organisasi sistem ini dilakukan dengan baik butuh adanya ketentuan yang jelas yang diciptakan atau diputuskan oleh instansi yang bersangkutan 2. Sitem geografis yakni sistem pekerjaan dimana warkat dibentuk menurut keterangan dari wilayah daerah. Sistem ini biasa dipakai oleh instansi yang memiliki unit-unit organisasi dibeberapa wilayah. Dalam mengemban sistem ini seorang juru dokumentasi kesatu-tama bisa memilih menurut keterangan dari daerah,setelah itu diselenggarakan sub-sub kumpulan menurut keterangan dari nama instansi 3. Sistem Kronologis sistem kronologis yakni warkat yang dibentuk menurut keterangan dari urutan tanggal yang tercantum pada masing-masing warkat tanpa menyaksikan permasalahan yang dilafalkan dalam warkat. Sitem krono;ogis seringkali digunakan untuk warkat-warkat yang penyelesain masalahnya perlu menyimak jangka masa-masa tertentu, contohnya masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya sudah ditetapkan. 4. Sistem Nomor Sistem ini bila dipakai maka setiap warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa dinamakan sistem filling yang tidak langsung, sebab sebelum pemberian nomor, juru dokumentasi harus menyelenggarakan pengelompokan warkat-warkat yang terdapat menurut keterangan dari permasalahannya, baru kemudian diserahkan nomor dibelakangnya. 5. Sistem Subyek Sistem subyek ialah sistem yang dalam sistem fillingnya juru dokumentasi harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada cocok dengan permasalahannya. Jadi langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem nomor, melulu bedanya bahwa penekanan pekerjaan kepada pengelompokan masalah,bukan pada penomorannya. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran. Arsip dinamis aktif Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku. Arsip dinamis inaktif Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. MejaKantor Lunar LMK 1275 L Spring Bed Central Gold Honolulu Brankas Lion 800 Lemari Arsip Alba SC-201 Laci Dorong Highpoint MB6106 Cappucino (2 laci)2Dalam pembuatan email seseorang harus mendaftarkan untuk memiliki akun email, akun email yang nantinya akan diminta untuk login adalah adalah. a. username dan email. b. email dan website. c. nama dan email. d. password dan website. e. username dan password. 3.Fungsi lampirkan file atau attachment dalam email adalah.
Berikut Macam-macam atau Jenis-jenis Alat Kearsipan yang digunakan untuk menyimpan dokumen. 1. Filing Cabinet Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus vertikal berdderet ke belakang. Filing cabinetberguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. Rotary alat penyimpanan arsip seperti filing cabinet yang dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral. Rotary Filling Cabinet 3. Lemari Arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar. Lemari Arsip 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Rak Arsip 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut - Stopmap Folio Stopmap folio adalah map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. Stop Map - Map snelhecter Map snelhecter atau lebih sering disebut dengan snelhecter map adalah map yang mempunyai penjepit di tengahnya dan tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya maka digunakan penjepit tersebut, maka sebelumnya arsip harus terlebih dulu dilubangi dengan menggunakan perforatormap yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. Snelhecter - Folder Folder adalah map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. - Hanging folder Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. Hanging Folder 6. Ordner Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan perforator. 7. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi - stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. - stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. - stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut - Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. - Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner. - Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Perforator 10. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. Baki Surat/Paper Tray 11. Tickler file Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Ticker File 12. Cardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut. - Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. - Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. Demikian Macam-macam / Jenis-jenis alat Kearsipan yang dapat kami sajikan, semoga kita lebih bijak dalam menggunakan peralatan arsip karena kita sudah lebih memahaminya. LemariArsip Kozure KF-02G Kursi Kantor Polaris B 95 Laci dorong Indachi DMD 252 Papan Tulis Whiteboard MF 120 x 180 Double Face + . Filling Cabinet Lion L.42 Spring Bed Trendy Grand Lux Ukuran 200x200 Locker Modera ML 8812 Rak Sepatu Orbitrend Type RS-6080Kardus Arsip adalah solusi bagi Anda yang bekerja di kantor dan berurusan dengan banyak berkas atau dokumen cetak pasti membutuhkan tempat penyimpanan untuk menyimpan dokumen-dokumen tersebut. Tempat penyimpanan ini harus digunakan untuk membuat dokumen yang disimpan bisa awet dan tahan lama. Oleh karena itu, dalam memilih box arsip atau kotak penyimpanan dokumen dan berkas ini harus memperhatikan beberapa aspek pertimbangan. Itu Box Arsip? Box Arsip OJK Bagi Anda yang terbiasa bekerja dengan arsip, dokumen dan berkas-berkas mungkin sudah tidak asing dengan perangkat penyimpanan satu ini. Namun, banyak juga yang belum mengetahui apa itu box atau kotak arsip ini. Seperti namanya, box arsip adalah perangkat penyimpanan berbentuk kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen-dokumen. Dokumen atau berkas yang disimpan ini termasuk dalam kategori arsip atau dalam kategori dokumennya sudah bersifat in-aktif. Box arsip ini biasanya terbuat dari bahan yang bervariasi, namun umumnya terbuat dari bahan kardus khusus atau kertas khusus. Hal ini bertujuan untuk membuat dokumen-dokumen yang notabene in-aktif tersebut bisa lebih aman, tidak mudah rusak dan pastinya agar lebih mudah dicari ketika dibutuhkan. Dengan adanya box untuk arsip inilah yang nantinya akan semakin memudahkan ketika akan menyimpan arsip ke dalam lemari arsip. Perangkat penyimpanan ini sifatnya sangat penting karena tidak hanya memudahkan penyimpanan, juga akan memudahkan proses pencarian kembali ketika nantinya dokumen tersebut dibutuhkan kembali. Box Arsip? Rak Tempat Penyimpanan Arsip Sebagai perangkat penyimpanan yang bersifat penting, box arsip ini tentu saja memiliki fungsi tersendiri. Karena fungsinya inilah setidaknya Anda yang bekerja di kantor atau bekerja dan berurusan dengan dokumen dan arsip-arsip setidaknya harus memiliki perangkat penyimpanan ini. Lantas apa saja fungsi dari kotak penyimpanan berkas dan arsip ini? Berikut adalah beberapa diantaranya. Menyimpan Arsip-Arsip yang Bersifat In-Aktif Kotak penyimpanan arsip dari kardus atau kardus arsip ini adalah perangkat yang fungsi utamanya adalah untuk menyimpan dokumen maupun arsip yang bersifat in-aktif. Maksudnya, dokumen atau arsip yang mana frekuensi penggunaannya dalam rangka kegiatan administrasi sudah mulai menurun. Artinya dokumen tersebut masih dibutuhkan, namun tidak dibutuhkan dalam frekuensi sesering sebelumnya. Memudahkan dan Mempercepat Proses Pencarian Fungsi selanjutnya yang bisa Anda dapatkan dengan penggunaan box penyimpanan arsip dari bahan kardus atau kardus arsip ini adalah untuk memudahkan proses penyimpan dan pencarian. Dengan menggunakan kotak penyimpanan ini, Anda bisa mengelompokkan dokumen-dokumen atau arsip berdasarkan kategori tertentu. Dengan begitu akan semakin memudahkan saat menyimpan. Cara ini tidak hanya akan memudahkan dalam proses menyimpan saja, namun ketika dokumen atau berkas tersebut dibutuhkan kembali juga akan memudahkan serta mempercepat pencarian arsip atau dokumen tersebut. Menghemat Ruang Penyimpanan dan Membuatnya Tampak Rapi Penggunaan kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip ini banyak dipilih karena dengan menggunakan kotak penyimpanan ini akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Kotak penyimpanan ini akan membuat arsip yang Anda simpan jadi tertata lebih rapi. Apabila setiap arsip dan dokumen tersimpan lebih rapi pastinya juga akan menghemat ruang penyimpanan Anda. Menghindarkan Arsip dari Kerusakan Fungsi selanjutnya yang akan Anda dapatkan jika menggunakan kotak penyimpanan dari bahan dasar kardus khusus atau kardus arsip ini adalah dokumen dan arsip yang Anda simpan akan terjamin. Jika Anda masukkan ke dalam kotak penyimpanan ini dokumen dan arsip Anda tidak akan cepat rusak karena terkena debu atau hal lain yang bisa merusak dokumen tersebut. Karena itulah Jika Anda ingin menjaga arsip tetap awet dan tahan lama, maka gunakan kotak penyimpanan ini. Bahan Box Arsip Berdasarkan kegunaan dan fungsi seperti yang dijelaskan sebelumnya, bisa disimpulkan jika box arsip ini memberikan fungsi yang sangat penting untuk penyimpanan dokumen, maka dibutuhkan spesifikasi khusus dalam pembuatan kotak penyimpanan dokumen ini. Spesifikasi untuk membuta kotak penyimpanan arsip ini bahkan sudah masuk dalam standar nasional Indonesia. Meskipun terbuat dari bahan kertas kardus, namun kertas yang digunakan juga merupakan kertas khusus dengan spesifikasi tertentu pula. Bahan utama yang digunakan dalam pembuatan kotak penyimpanan tersebut adalah kertas karton berjenis karton gelombang. Kertas karton gelombang ini adalah jenis kertas karton khusus yang terbuat dari lapisan-lapisan kertas medium yang bergelombang. Selain menggunakan kertas bergelombang, dalam pembuatan kotak penyimpanan artis ini kertas yang digunakan juga dilengkapi dengan kertas penyekat yang terbuat dari kertas liner. Kertas liner ini tidak hanya digunakan untuk bahan penyekat saja, namun juga digunakan sebagai bahan pelapis bagian luarnya. Semua bahan pembuat dan pelapisan kertas yang digunakan untuk kotak penyimpanan arsip ini juga sudah diatur dan harus sesuai dengan Standar Nasional Indonesia SNI. Tak hanya bentuk dan bahan dasar pembuatnya saja yang sudah diatur, keadaan lembaran kertas untuk kardus arsip ini juga sudah diatur, yakni lembaran kertas harus dalam keadaan rata, tidak kisut, tidak berlubang serta tentu saja tidak dalam keadaan kotor. Single Wall Bahan Box Arsip β Single Wall Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran kecil dan sedang . Dapat menampung arsip yang memiliki kategori berat ringan sampai sedang. Double Wall Bahan Box Arsip β Double Wall Bahan ini digunakan untuk box arsip yang biasanya berukuran besar dan menampung banyak arsip, bahan ini lebih kuat dan kokoh. Secara lebih detail, jenis kertas karton gelombang yang digunakan untuk kardus arsip ini terdiri dari 3 lapisan kertas yang terdiri dari kertas kraft k150, kertas medium M150 dan terakhir adalah kertas kraft K150. Sebagai informasi tambahan, simbol yang digunakan tersebut menunjukkan berat gramatur dari kertas serta ketebalan masing-masing jenis kertas. Masing-masing jenis bahan kertas yang digunakan ini juga terbuat dari bahan yang berbeda-beda. Seperti misalnya untuk kertas kraft, terbuat dari bahan dasar serat kayu yang keras seperti kayu pinus. Sedangkan untuk kertas medium, bahan yang digunakan untuk membuat jenis kertas ini adalah flute bubur serbuk kayu yang lunak Box Arsip Pada Umumnya Setelah mengetahui jenis bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini, Anda juga harus mengetahui ukuran kotak penyimpanan dokumen ini yang umumnya dijumpai di pasaran. Umumnya, ukuran kotak penyimpanan yang digunakan secara umum ada dua ukuran, yaitu kotak penyimpanan berukuran besar dan kotak penyimpanan berukuran kecil. Masing-masing memiliki dimensi ukuran yang berbeda-beda. Dengan mengetahui ukuran kotak penyimpanan arsip ini, maka Anda bisa memilih ukurannya sesuai kebutuhan Anda. Box Arsip Kecil Box Arsip BRI Ukuran pertama adalah box arsip berukuran kecil. Untuk kotak penyimpanan arsip berukuran kecil ini memiliki spesifikasi dimensi dengan panjang 37 cm, tingginya adalah 27 cm sedangkan lebar atau ketebalan kotak penyimpanannya adalah 9 cm. Sedangkan untuk kotak penyimpanan yang berukuran besar memiliki dimensi yang berbeda dari segi lebar atau ketebalannya saja. Box Arsip Besar Box Arsip Unesa Kotak penyimpanan arsip atau kardus arsip yang berukuran besar ini memilik dimensi panjang dan tinggi yang sama dengan kotak penyimpanan yang berukuran kecil, yaitu memiliki panjang 37 cm dan tinggi 27 cm. Yang membedakan kotak penyimpanan berukuran kecil dan besar adalah pada aspek lebar atau ketebalan kotaknya. Jika kotak penyimpanan yang berukuran kecil memiliki lebar atau ketebalan 9 cm, maka kotak yang berukuran besar ini memiliki ketebalan 19 cm. Bahan Kotak Arsip Melihat kegunaan atau fungsinya yang sangat penting untuk kebutuhan penyimpanan dokumen dan arsip, kualitas bahan yang digunakan untuk membuat box arsip ini juga harus dipertimbangkan. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, tidak semua bahan kertas bisa digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Sudah dijelaskan sebelumnya bahan apa saja yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan arsip ini. Setiap bahan ini dipertimbangkan untuk menjaga kualitas kotak penyimpanan arsip nantinya. Bahan yang digunakan untuk membuatnya sudah pasti menggunakan bahan berkualitas terbaik. Bahan kertas berkualitas terbaik yang digunakan tersebut harus memiliki spesifikasi dan karakteristik seperti di bawah ini. Kualitas Bahan Dasar Pembuat Kertas Sudah dijelaskan sebelumnya jika kardus arsip yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini terbuat dari bahan khusus yaitu kertas berjenis karton gelombang. Karton gelombang ini adalah jenis kertas yang terbuat dari beberapa lapis kertas, diantaranya adalah kertas medium dan kertas kraft. Penyusun kertas gelombang ini terbuat dari bahan dasar pembuatan kertas berkualitas tinggi. Untuk kertas kraft, bahan yang digunakan adalah serat kayu keras. Tujuannya adalah agar box penyimpanan arsip ini nantinya bisa kuat dan tidak mudah robek karena digunakan untuk memuat dokumen dan arsip dalam jumlah yang banyak. Lapisan kertas selanjutnya adalah lapisan kertas medium yang terbuat dari bahan dasar bubur serbuk kayu yang sifatnya lunak. Penggunaan bahan ini memungkinkan kertas bisa dilipat dan dibentuk menjadi kotak penyimpanan. Ketebalan Kertas Selain bahan dasar pembuatnya, ketebalan jenis kertas yang digunakan juga mempengaruhi kualitas bahan box arsip ini. Kembali lagi pada tujuan dan fungsi utama dari kotak ini, yaitu untuk penyimpanan arsip dan dokumen dalam jumlah yang tentunya tidak sedikit, maka dibutuhkan kertas dengan ketebalan tertentu yang memenuhi standar yang sudah ditentukan. Dalam hal ini, ketebalan kertas dengan kualitas terbaik yang digunakan untuk membuat kotak penyimpanan berkas ini adalah kertas dengan gramatur yang cukup besar, diantaranya adalah K150 untuk jenis bahan kraft dan gramatur M125 untuk jenis kertas medium tetapi jika dirasa masih kurang kokoh dapat menggunakan kertas kraft 200 dan kertas medium 150. Kertas Box Arsip β KraftLinerKertas Box Arsip β Medium Kualitas gramatur arsip pada umumnya Kraft 125k,150k,200k,275k. Medium 112m,125m,150m. Kardus Arsip Kualitas bahan yang digunakan untuk membuat kardus arsip ini tidak hanya dari segi ketebalan dan jenis kertasnya saja. Ada faktor lain yang mempengaruhi kualitas kotak penyimpanan ini. Faktor tersebut adalah bentuk atau desainnya. Menggunakan bahan berkualitas terbaik tidak akan membuat kotak penyimpanan ini lantas berkualitas pula. Untuk mendapatkan kualitas kotak penyimpanan terbaik tersebut, dibutuhkan pula desain yang mendukung agar penggunaan bahan tersebut semakin maksimal. Bentuk Box Arsip Kotak penyimpanan atau box arsip ini berbentuk persegi panjang 3 dimensi. Agar dokumen yang disimpan tetap aman dan tidak rusak, terdapat toleransi ruang sebesar kurang lebih 1 cm di dalamnya. Selain itu, pembuatan kardus penyimpanan ini diberikan pula lubang ventilasi di bagian depan dan belakangnya dengan diameter masing-masing 2,5mm untuk box kecil dan 3cm untuk box kecil. Dengan desain seperti ini akan menjamin dokumen di dalamnya tetap mendapat sirkulasi udara yang cukup sehingga tidak membuatnya jadi lembab. Dokumen yang sifatnya penting harus disimpan dengan rapi dan tepat agar dokumen bisa tetap awet, tidak rusak serta ketika dibutuhkan lagi Anda bisa mencarinya dengan mudah. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan perangkat penyimpanan berupa box arsip yang terbuat dari bahan khusus dan berkualitas. Penjelasan di atas bisa memberikan Anda referensi lebih sebelum menggunakan perangkat ini untuk menyimpan dokumen dan arsip Anda. Untuk melihat berbagai macam model dan bentuk box arsip dapat dilihat di halaman ini. harga kardus arsip Harga dariΓ setiap box arsip pun berbeda dan pada dasarnya harga kardus arsip terdiri dari 3 komponen utama yaitu Box Terdapat berbagai macam bentuk kotak arsip dan tentu bentuk sangat mempengaruhi Box/Kualitas kertas Jika kotak arsip ingin memiliki kualitas yang baik tentu dianjurkan memakai kualitas kertas yang lebih baik dalam hal ini grammatur kertas mempengaruhi ketahanan dari kotak arsip tersebut. pada box Semakin banyak warna atau kerumitan dari desain printing tentu memiliki harga yang lebih mahal daripada yang bewarna lebih sederhana. Untuk memesan dan mengetahui perhitungan harga box arsip dapat lebih lanjut menghubungi kami di halaman ini. Referensi
Kotakbox adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping. 12. Alat SortirFilterRumah TanggaTempat PenyimpananPerlengkapan Pesta & CraftBungkus KemasanOffice & StationeryDocument OrganizerMasukkan Kata KunciTekan enter untuk tambah kata produk untuk "box arsip" 1 - 60 dari Box Dus Kotak Arsip Dokumen File Kantor 36,5x26,5x24 3%Kab. 6 rb+PreOrderAdBox File Kardus Laci / Dus Arsip Laci - Uk. 25 x 10 x 30 cm - 30 rbTangerang SelatanQualita CompanyAdTerlarisBox File Kardus Arsip Standar BI Dus File Kotak File Dus Archive Box 1 rb+AdTerlarisKardus Arsip / Box File / Kotak Arsip Uk. 38x27x30 BaratKardus 1 rb+PreOrderAdBox File Kardus / Dus Arsip File Holder Cardboard - Uk. 25 x 10 x 30 - Putih 30 rbTangerang SelatanQualita CompanyTerlarisALVAboard Box Dus Kotak Arsip Dokumen File Kantor 36,5x26,5x24 6 rb+TerlarisBox Dokumen Flip Box Arsip Flip Ukuran 34 x 23 x 26 1 rb+TerlarisBox File Kardus Kotak Arsip Penyimpanan Dokumen Karton Tebal 2%Jakarta 1 rb+TerlarisDus Arsip / Box File / Karton Arsip Ukuran 37 x 18 x 27 cm BaratPROPACK 6 rb+TerlarisBAHAN KERAS KUAT KARDUS ARSIP 42X35X30CM BOX DUS KOTAK ARSIP BogorPABRIK KARDUS 3 rb+
Kegiatankegiatan ini meliputi pekerjaan yang bersifat untuk mencegah setiap kerusakan jalan dan/atau jembatan lebih lanjut namun tidak dimaksudkan untuk mengembalikan kondisi jalan dan/atau jembatan ke kondisi semula atau ke kondisi yang lebih baik dari semula. 3)Pekerjaan Pengembalian Kondisi harus dimulai paling lambat 30 hari sejak tanggal
Untuk SMK/MAK Nama Kelas No. Absen β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ XI Modul Alat dan Bahan Kearsipan i Semester I KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini mengenai materi pelajaran Kejuruan Administrasi Perkantoran menggunakan Kurikulum 2013. Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dalam bentuk praktik langsung atau teknik bervariasi lainnya untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai targettarget belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru. Modul ini diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam pembelajaran materi Pengelola Sistem Kearsipan. Malang, November 2016 Penulis Modul Alat dan Bahan Kearsipan ii DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ..................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................ iii PENDAHULUAN ......................................................................... 1 Latar Belakang ....................................................................... 1 Deskripsi Singkat ................................................................... 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar .......................... 2 Manfaat .................................................................................. 3 Tujuan .................................................................................... 3 Petunjuk Penggunaan Modul ................................................. 3 KEGIATAN BELAJAR ................................................................ 5 Kompetensi Dasar .................................................................. 5 Materi Pokok .......................................................................... 5 Uraian Materi ......................................................................... 5 Rangkuman ............................................................................ 17 Latihan.................................................................................... 18 Tugas Mandiri ........................................................................ 18 EVALUASI ................................................................................... 19 Maksud dan Tujuan Evaluasi ................................................. 19 Materi Evaluasi ...................................................................... 19 Soal β Soal Evaluasi ............................................................... 19 PENUTUP ..................................................................................... 20 Tindak Lanjut ......................................................................... 20 Harapan .................................................................................. 20 Daftar Pustaka ........................................................................ 20 BAB I BAB II BAB III BAB IV Modul Alat dan Bahan Kearsipan iii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan ataupun ketata usahaan. Kegiatan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa lembaran kertas yang berisi informasi. Kegiatan menangani arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam ketatalaksanaan kantor. Surat merupakan jantung kegiatan ketata usahaan. Surat β menyurat yang setiap kali dikelola merupakan sumber informasi yang sangat penting. Jika surat β surat tersebut telah selesai di proses selanjutnya surat tersebut harus di simpan dengan baik, sebab surat tersebut menjadi arsip. Apabila penyimpanan arsip β arsip itu tidak di tangani dengan baik, informasi yang terkandung di dalam surat /arsip itu akan hilang dan itu adalah kesalahan yang sangat besar. Oleh sebab itu, sangat penting bagi petugas ataupun karyawan di bidang ketatausahaan atau administrasi untuk mempelajari tentang arsip. Dengan mempelajari arsip di harapkan akan lebih memahami tentang pentingnya suatu arsip, serta dapat ikut serta menjaga arsip β arsip sehingga mempunyai nilai manfaat yang tinggi Deskripsi Singkat Nama Modul Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Ruang lingkup isi Alat dan Bahan Kearsipan ο· Jenis Alat Kearsipan ο· Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 1 Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar A. Kompetensi Inti KI KI 1 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli gotong royong, kerjasama, toleran, santun, responsif dan proaktif dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaran, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 Menalar, mengolah, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan B. Kompetensi Dasar KD Mengidentifikasi alat dan bahan kearsipan Indikator ο· Mengidentifikasi Jenis Alat Kearsipan ο· Mengidentifikasi Jenis Bahan Kearsipan Modul Alat dan Bahan Kearsipan 2 Manfaat 1. Modul ini bermanfaat bagi peserta didik agar mampu menguasai materimateri Pengelola Sistem Kearsipan seperti jenis-jenis alat dan bahan yang digunakan dalam kearsipan. 2. Mempermudah peserta didik dalam memilih materi yang sesuai dengan standar kompetensi. 3. Mempermudah peserta didik dalam proses pembelajaran. 4. Menjadi bahan kajian atau latihan bagi siswa guna meningkatkan hasil pembelajaran. Tujuan 1. Tujuan Umum Tujuan umum penyusunan modul ini adalah untuk menyediakan bahan ajar yang sesuai dengan kurikulum 2013 dengan mempertimbangkan kebutuhan peserta didik, yakni bahan ajar yang sesuai dengan karakteristik materi ajar. 2. Tujuan Khusus Tujuan khusus penyusunan modul ini adalah untuk memudahkan siswa dalam memperlajari Pengelolaan alat dan bahan kearsipan khususnya pada pangkat dan jabatan pegawai. Petunjuk Penggunaan Modul ο Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat modul ini dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada βCek Kemampuanβ sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini. b. Diskusikan dengan peserta didik yang lain mengenai yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, tanyakan pada guru/instruktur anda sampai dapat dipahami. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 3 c. Bila dalam proses memahami materi anda mendapatkan kesulitan, diskusikan dengan teman-teman anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. d. Kerjakanlah tugas-tugas, baik secara individu ataupun kelompok dengan jujur dan teliti serta tanggung jawab. e. Peserta didik tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya, bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. f. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. ο Guru/Instruktur a. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan. b. Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka mendapatkan kesulitan. c. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dan berikan feedback atas pencapaian belajar peserta didik. d. Selama kegiatan belajarmengajar KBM, tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 4 BAB II KEGIATAN BELAJAR Kompetensi Dasar Mengidentifikasi Alat dan Bahan Kearsipan Materi Pokok 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Uraian Materi A. Jenis Alat Kearsipan Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. Istilah Penting yang Berkaitan dengan Penyimpanan Arsip a. Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar horizontal, dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. b. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus vertikal dimana arsip disusun berderet kebelakang. c. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri lateral dimana arsip disusun berderet menyamping Modul Alat dan Bahan Kearsipan 5 Macam-Macam Alat Kearsipan 1. Filing Cabinet Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung hanging folder. Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam. 2. Rotary alat penyimpanan berputar Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral Modul Alat dan Bahan Kearsipan 6 3. Lemari arsip Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping lateral dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar. 4. Rak Arsip Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral menyamping. Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 7 5. Map Arsip Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut a. Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif. b. Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator. c. Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 8 d. Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantung, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. 6. Guide Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut a. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kodekode, tanda-tanda, atau indeks pengelompokan arsip. b. Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya. Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas Modul Alat dan Bahan Kearsipan 9 ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama main subject. b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder sub subject. c. Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier sub-sub subject atau untuk yang lebih khusus lagi. 7. Ordner Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 10 8. Stapler Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 9. Perforator Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snellhecter atau ordner. c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 11 10. Numerator Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. 11. Kotak Box Kotak box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip lateral berderet ke samping. 12. Alat Sortir Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini Modul Alat dan Bahan Kearsipan 12 dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton. 13. Label Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. 14. Tickler file Tickler file adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 13 15. ardex card index cabinet Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 16. Alat Penyimpan Khusus Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan adapula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti pemanfaatan Google Drive dan Dropbox. B. Jenis Bahan Kearsipan Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak Modul Alat dan Bahan Kearsipan 14 tahan lama penggunaannya relatif singkat. Artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus Beberapa bahan kearsipan adalah sebagai berikut 3 Kartu Indeks Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran cm x cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang 1 Judul/nama surat, 2 Nomor surat, 3 Hal surat, 4 Tanggal surat, 5 Kode surat, 6 Kode kartu indeks. Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan sistem abjad alfabetis. 4 Kartu Tunjuk Silang Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran cm X cm. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 15 Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. 5 Lembar Pinjam Arsip out slip Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar peminjan arsip, antara lain sebagai berikut 1 Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. 2 Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam. 3 Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. 4 Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. 5 Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut 1 Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam. 2 Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman. 3 Lembar 3 untuk petugas arsip arsiparis yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 16 6 Map Pengganti out folder Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti out folder dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi. Rangkuman ο Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya. ο Macam-Macam Alat Kearsipan Filing Cabinet, Rotary alat penyimpanan berputar, Rak Arsip, Map Arsip, Guide, Ordner, Stapler, Perforator, Numerator, Kotak Box, Alat Sortir, Label, Tickler file, Cardex card index cabinet, Alat Penyimpan Khusus ο Bahan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relative singkat. ο Bahan kearsipan antara lain Kartu Indeks, Kartu Tunjuk Silang, Lembar Pinjam Arsip out slip, Map Pengganti out folder. ο Bahan kearsipan mempunyai beberapa fungsi, diantaranya a. Sebagai alat bantu pengelolaan arsip. b. Alat untuk memudahkan penyimpanan arsip, bisa juga sebagai wadah penyimpanan arsip. c. Bahan kearsipan yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan dan pengelolaan arsip. Modul Alat dan Bahan Kearsipan 17 Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Menurut pendapat anda apa yang dimaksud dengan alat dan bahan kearsipan? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 2. Apa yang anda ketahui mengenai pengarsipan Horizontal, Vertical, dan Lateral? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 3. Ada berapa macam alat-alat kearsipan? Sebutkan! Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 4. Apa yang anda ketahui mengenai map arsip? Dan ada berapa macam map arsip? Sebutkan! Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 5. Apa perbedaan antara rak sortir dengan tickler file? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 6. Ada berapa macam bahan kearsipan? Sebutkan dan jelaskan! Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 7. Apa saja yang tercantum didalam kartu indeks? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 8. Apa perbedaan antara kartu indeks dengan kartu tunjuk silang? Jelaskan! Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 9. Apa kegunaan dari lembar pinjam arsip? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 10. Ada berapa rangkap lembar pinjam arsip? Sebutkan dan jelaskan! Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ Tugas Mandiri 1. Carilah gambar dari alat dan bahan kearsipan! 2. Buatlah contoh dari lembar pinjam arsip! Modul Alat dan Bahan Kearsipan 18 BAB III EVALUASI Maksud dan Tujuan Evaluasi Adapun maksud dan tujuan dari adaya evaluasi ini adalah sebagai berikut 1. Mengetahui sejauh mana peserta didik sudah mengerti akan materi pembelajaran. 2. Menentukan tindakan guru selanjutnya, tentang evaluasi yang harus dilakukan, apakah harus diberi pengulangan atau pengayaan pada siswa. 3. Sebagai syarat untuk melanjutkan ke kompetensi selanjutnya. Materi Evaluasi 1. Jenis Alat Kearsipan 2. Jenis Bahan Kearsipan Soal β Soal Evaluasi Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Mengapa dalam kegiatan kerasipan dibutuhkan alat dan bahan arsip? Jelaskan! Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 2. Menurut pendapat anda apa keuntungan dan kerugian dari penggunaan alat dan bahan kerasipan? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ 3. Apa yang anda lakukan jika arsip yang telah disimpan hilang? Dan bagaimana cara mengantisipasi agar tidak terulang kembali? Jawab β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦β¦ Modul Alat dan Bahan Kearsipan 19 BAB IV PENUTUP Tindak Lanjut Jika anda telah berhasil menjawab pertanyaan-pertanyaan evaluasi sebanyak lebih dari 80%, maka anda bisa melanjutkan ke modul yang berikutnya. Sedangkan jika anda belum berhasil menjawab lebih dari 80%, maka anda harus mengulanginya dan meminta bimbingan lebih lanjut dari guru anda. Harapan Bagi peserta didik, kelak nanti peserta didik mampu menjadi pegawai kearsipan yang dapat melakukan kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Dan bagi guru, semoga dapat menjalankan pembelajaran kearsipan dengan baik, sehingga peserta didik mendapatkan pemahaman yang baru. Daftar Pustaka Modul Sri Endang R, 2009, Mengelola Sistem Kearsipan, Jakarta Erlangga. file///C/Users/user%207/Documents/Menentukan%20Alat%20dan%20Baha n%20Kearsipan% Modul Alat dan Bahan Kearsipan 20 .kotak digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
